Не всегда схема: я уволю одного работника и вместо него приму другого и сделаю его самозанятым и сэкономлю при этом на налогах и взносах безопасна. Здесь надо понимать, что возникает подмена трудовых отношений.
Разница примерно такая же, как между трудовым договором и договором гражданско-правового характера. Т.е. самозанятый не должен подчиняться вашему трудовому распорядку, ему платят не за время, а за конкретную выполненную работу, конкретный результат.
Т.е. вы не можете продавца в своем магазине сделать самозанятым, ведь он обязан ходить на работу по графику, но можете сделать маркетолога, юриста, бухгалтера, если они выполняют работу на удаленке и вы им платите за результат.
Как себя обезопасить, если все-таки решили поработать с самозанятыми?
В первую очередь, надо заключить договор оказания услуг, в котором прописать не общую фразу, например, юридические услуги, а по позиционно расписать виды услуг и цены.
Например, составление искового заявления столько то, разработка локального нормативного акта столько то. В договоре надо прописать сроки оплаты. Желательно чтобы они отличались от ваших сроков выплаты аванса и зарплаты и чтобы это не было 2 раза в месяц. Сделайте либо чаще - раз в неделю, либо 1 раз в месяц.
Ежемесячно составляйте к договору акт выполненных работ с попозиционным расписыванием оказанных услуг: что конкретно было сделано и по какой цене.
Старайтесь, чтобы из месяца в месяц суммы и работы по видам и объему у вас различались. И чтобы кто ни говорил, что достаточно просто чека от самозанятого, категорически не соглашусь, так как нет другого способа доказать, что это у вас были не трудовые отношения.
Что еще важно? Перед каждым переводом денег проверяйте статус самозанятого, не аннулирован ли он? Ну и конечно, после перевода денег, проконтролируйте, чтобы вам был предоставлен чек самозанятого.
Что еще можно предпринять, чтобы себя обезопасить? Просите раз в квартал, чтобы самозанятый из приложения формировал справку о доходах. Она очень похожа на 2-НДФЛ. Конечно, от кого получены деньги там не видно, но по ежемесячным оборотам можно хотя бы сделать вывод, аннулировал самозанятый свои чеки или нет.