МОЯ НОВАЯ СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ В БУХГАЛТЕРСКОЙ КОМПАНИИ
В работе бухгалтерской компании необходимо хранить большое количество информации:
1) доступы (логины, пароли) во всевозможные сервисы;
2) исходная информация по клиентам;
3) инструкции, как и что делать по каждому клиенту;
4) внутренние регламенты;
5) видео-уроки.
13 лет я билась над вопросом: «Как организовать хранение всей этой информации в одном месте?».
При этом мне надо было, чтобы:
1) доступ был из любого места, где есть интернет;
2) доступ был только для определенных людей;
3) можно было легко закрыть доступ уволенному сотруднику и разом дать доступ новому;
4) информацию нельзя было случайно удалить, а в идеале еще и скачать;
5) было удобно работать пользователям.
Что я пробовала:
1. МУЛЬТИБУХГАЛТЕР
Плюсы: можно запихать любое количество текстовой информации, доступ через интернет тому, кому он предоставлен.
Минусы: нельзя размещать кликабельные ссылки (долго вела переписку на эту тему с разработчиком, но так и не сделали), просто одно большое сплошное текстовое поле.
2. ГУГЛ.ДИСК
Плюсы: доступ через интернет тому, кому он предоставлен, можно размещать информацию в любом формате.
Минусы: риск блокировки из-за политической ситуации в мире, разные файлы в разных папках (не удобно искать информацию).
3. ЯНДЕКС.ДИСК
Плюсы: доступ через интернет тому, кому он предоставлен, можно размещать информацию в любом формате, на видео можно ставить запрет скачивания.
Минусы: не удобно работать, информация сохраняется через раз, разные файлы в разных папках (не удобно искать информацию).
4. БИТРИКС24
Плюсы: можно делать поля разных форматов, доступ через интернет тому, кому он предоставлен.
Минусы: информацию можно случайно стереть, не удобно работать, нельзя изменить визуал, дорогая система.
5. ПАПКА НА СЕРВЕРЕ
Плюсы: доступ через интернет тому, кому он предоставлен.
Минусы: можно случайно удалить, можно скачать, с файлом может работать только кто-то один, разные файлы в разных папках (не удобно искать информацию).
Что у меня было ДО?
1. Видео на Яндекс.Диске.
2. Разные таблицы на Яндекс.Диске и Гугл.Диске.
3. Информация по клиентам в Мультибухгалтере, Битрикс24, в папке на сервере.
4. Инструкции и регламенты в папке на сервере.
5. База знаний (документы из КонсультальнтПлюс) в папке на сервере.
При этом найти информацию, которая нужна раз в квартал, можно, но не быстро.
Что у меня стало ПОСЛЕ:
1. Доступ через интернет определенному кругу лиц, который в одну минуту предоставляется или закрывается.
2. Справочная информация по клиентам в одном месте, которую случайно нельзя удалить или изменить. При этом информация разделена по разделам, между которыми можно быстро переключаться.
3. Кликабельные ссылки, например, на видео на Яндекс.Диске. Можно Видео и внутрь встраивать, но тогда видео придется перекладывать в другое место. Пока оставила ссылки.
4. Сгруппирована рабочая и служебная информация: что-то перенесено внутрь системы, на что-то стоят ссылки на внешние источники.
5. Каждые 3 часа создается резервная копия системы.
Как я это все организовала:
У меня есть сайт компании, который я самостоятельно сделала на платформе Tilda. Полный функционал сайта обходится мне в 6000 руб. в год. Пользуюсь уже несколько лет и меня все устраивает. На сайте есть возможность организации «Личного кабинета». Сделано для организации доступа к платному контенту. Но я его приспособила под свои нужды.
Плюсы: сама придумываю разделы и визуал, сама наполняю, как хочу. Дополнительно ничего не нужно оплачивать.
Минусы: Тильда ограничивает один сайт количеством 500 страниц. Так как я на каждого клиента делаю отдельную страницу, то система подойдет тем, у кого где-то до 480 клиентов, остальные 20 страниц на сам сайт и технические нужды.
P.S. На скриншотах показываю что получилось.
В работе бухгалтерской компании необходимо хранить большое количество информации:
1) доступы (логины, пароли) во всевозможные сервисы;
2) исходная информация по клиентам;
3) инструкции, как и что делать по каждому клиенту;
4) внутренние регламенты;
5) видео-уроки.
13 лет я билась над вопросом: «Как организовать хранение всей этой информации в одном месте?».
При этом мне надо было, чтобы:
1) доступ был из любого места, где есть интернет;
2) доступ был только для определенных людей;
3) можно было легко закрыть доступ уволенному сотруднику и разом дать доступ новому;
4) информацию нельзя было случайно удалить, а в идеале еще и скачать;
5) было удобно работать пользователям.
Что я пробовала:
1. МУЛЬТИБУХГАЛТЕР
Плюсы: можно запихать любое количество текстовой информации, доступ через интернет тому, кому он предоставлен.
Минусы: нельзя размещать кликабельные ссылки (долго вела переписку на эту тему с разработчиком, но так и не сделали), просто одно большое сплошное текстовое поле.
2. ГУГЛ.ДИСК
Плюсы: доступ через интернет тому, кому он предоставлен, можно размещать информацию в любом формате.
Минусы: риск блокировки из-за политической ситуации в мире, разные файлы в разных папках (не удобно искать информацию).
3. ЯНДЕКС.ДИСК
Плюсы: доступ через интернет тому, кому он предоставлен, можно размещать информацию в любом формате, на видео можно ставить запрет скачивания.
Минусы: не удобно работать, информация сохраняется через раз, разные файлы в разных папках (не удобно искать информацию).
4. БИТРИКС24
Плюсы: можно делать поля разных форматов, доступ через интернет тому, кому он предоставлен.
Минусы: информацию можно случайно стереть, не удобно работать, нельзя изменить визуал, дорогая система.
5. ПАПКА НА СЕРВЕРЕ
Плюсы: доступ через интернет тому, кому он предоставлен.
Минусы: можно случайно удалить, можно скачать, с файлом может работать только кто-то один, разные файлы в разных папках (не удобно искать информацию).
Что у меня было ДО?
1. Видео на Яндекс.Диске.
2. Разные таблицы на Яндекс.Диске и Гугл.Диске.
3. Информация по клиентам в Мультибухгалтере, Битрикс24, в папке на сервере.
4. Инструкции и регламенты в папке на сервере.
5. База знаний (документы из КонсультальнтПлюс) в папке на сервере.
При этом найти информацию, которая нужна раз в квартал, можно, но не быстро.
Что у меня стало ПОСЛЕ:
1. Доступ через интернет определенному кругу лиц, который в одну минуту предоставляется или закрывается.
2. Справочная информация по клиентам в одном месте, которую случайно нельзя удалить или изменить. При этом информация разделена по разделам, между которыми можно быстро переключаться.
3. Кликабельные ссылки, например, на видео на Яндекс.Диске. Можно Видео и внутрь встраивать, но тогда видео придется перекладывать в другое место. Пока оставила ссылки.
4. Сгруппирована рабочая и служебная информация: что-то перенесено внутрь системы, на что-то стоят ссылки на внешние источники.
5. Каждые 3 часа создается резервная копия системы.
Как я это все организовала:
У меня есть сайт компании, который я самостоятельно сделала на платформе Tilda. Полный функционал сайта обходится мне в 6000 руб. в год. Пользуюсь уже несколько лет и меня все устраивает. На сайте есть возможность организации «Личного кабинета». Сделано для организации доступа к платному контенту. Но я его приспособила под свои нужды.
Плюсы: сама придумываю разделы и визуал, сама наполняю, как хочу. Дополнительно ничего не нужно оплачивать.
Минусы: Тильда ограничивает один сайт количеством 500 страниц. Так как я на каждого клиента делаю отдельную страницу, то система подойдет тем, у кого где-то до 480 клиентов, остальные 20 страниц на сам сайт и технические нужды.
P.S. На скриншотах показываю что получилось.